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Verwaltungs-Assistent/-in (m/w/d)

Bereich: Verwaltungsdirektion / HA Personal / Abt. Ausbildung, Fortbildung und Personalentwicklung

Funktion: Verwaltungs-Assistent/-in (m/w/d)

Arbeitszeitumfang: Vollzeit (38,5 Std./Woche)

Standort: Mainz

Wir suchen voraussichtlich ab 01.09.2020 voraussichtlich für die Dauer eines Jahres mit der Option auf Verlängerung für unsere Abteilung Ausbildung, Fortbildung und Personalentwicklung in Mainz eine/e Verwaltungs-Assistent/-in (m/w/d)

Die Abt. Ausbildung, Fortbildung und Personalentwicklung ist für die Aufgaben Ausbildung, Fortbildung, Personalentwicklung und Personalmarketing zuständig. Dies umfasst insbesondere die Planung und Durchführung der ZDF-eigenen Ausbildungen und dualen Studiengänge, die Beratung zu Aufbauqualifikationen, die Planung und Durchführung von Praktika und Volontariaten, die Durchführung von Fort- und Weiterbildungsbildungsmaßnahmen, die Begleitung von Veränderungsprozessen im ZDF, Teamentwicklung und Organisationsentwicklung, Nachwuchs-, Führungskräfte- und Expertenentwicklung und die Bereitstellung von Instrumenten und Methoden für die Personalauswahl sowie Personal und Führungskräfteentwicklung.
Wir unterstützen mit unserer Arbeit das Programm und stellen die zeitgemäße Qualifizierung der ZDF-Mitarbeiter*innen sicher.

Ihre Aufgaben:

  • Seminarmanagement: Organisation, Teilnehmermanagement, Terminierung, Koordinierung und Nachbetreuung von Seminaren, Workshops, Großveranstaltungen, Prozessbegleitungen inkl. „Kobra Seminare“, „Grundlagen für Beschaffungsbeauftragte“ und „Betriebsinfo-spezial“
  • Einholung von Angeboten für Seminarleistungen/-maßnahmen sowie Ausfertigung von SAP-Verträgen mit
  • externen Referenten und Bedarfsanforderungen nach Vorgaben
  • Durchführung und Koordination der Anmeldung/Buchung von Geräten, Dienstwagen, Studios, Tagungsräumlichkeiten sowie Personal (sowohl intern auch als extern)
  • Anforderung von technischem Zubehör für Seminare und der technischen Bereitstellung benötigter Gerätschaften sowie Software
  • Unterstützung des Koordinators bei der Budgetplanung, Erfassen der Bedarfe und Beobachtung von Kostenständen für den Koordinator (betrifft sowohl eigene als auch Seminare der ARD.ZDF medienakademie)
  • Mitbetreuung von internen und externen Referenten
  • Selbständige Vorprüfung eingehender Rechnungen über erbrachte Lieferungen und Leistungen
  • Einpflege der Fortbildungsanträge in ein Seminarmanagementsystem (z. B. FOBIS, Kursabwicklung)
  • Umsetzungs- und Kostenkontrolle für die über die ARD.ZDF medienakademie beauftragten Seminare (offenes Angebot und Auftragsseminare), Beobachten von Kostenständen
  • Büroorganisation: Terminkoordination, Projektkoordination, Ansprechpartner für organisatorische Fragen
  • Anfordern benötigter Lehrmaterialien und Lehrbeispiele für Seminare
  • Kontrolle/Aktualisierung der eigenen Seminare im ZDF Intranet
  • Unterstützung in Projekten  

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (oder vergleichbare Berufsausbildung) und durch mehrjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse oder durch gleichwertigen Berufswerdegang erworbene vergleichbare Kenntnisse


Fachliche Kompetenzen

  • Kenntnisse typischer Aufgaben rund um die Themen Fortbildung, Seminarmanagement und Personalentwicklung
  • Kenntnisse in Social Media und Online Lernen
  • Solide Allgemeinbildung und sehr gutes technisches Grundverständnis
  • Routinierter Umgang mit Microsoft Office (insb. Power-Point und Excel)


Persönliche und soziale Kompetenzen

  • Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten
  • Gutes Zeit- und Selbstmanagement sowie Organisationstalent
  • Herausragende Kommunikationsfähigkeit
  • Gutes Durchsetzungsvermögen sowie sicheres und sympathisches Auftreten
  • Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
  • Sehr gute Teamfähigkeit

Wir bieten
eine verantwortungsvolle Tätigkeit, einen sicheren Arbeitsplatz, eine Vergütung gemäß Haustarifvertrag sowie diverse zusätzliche Leistungen wie eine Kantine, 31 Urlaubstage, eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung, ein Job-Ticket mit guter Anbindung an den ÖPNV, kostenlose Parkplätze sowie Entwicklungsmöglichkeiten in einem modernen Medienunternehmen.

Der sachliche Grund der Befristung ergibt sich aufgrund der Inanspruchnahme von Elternzeit einer festangestellten Mitarbeiterin. Bei Abschluss eines befristeten Arbeitsverhältnisses behält sich das ZDF vor gemäß § 21 Abs. 4 BEEG mit der Frist von drei Wochen zu kündigen, wenn die Elternzeit nach § 16 BEEG vorzeitig beendet wird.

Schwerbehinderte Menschen und gleichgestellte behinderte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt.     

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann senden Sie bis zum 19.07.2020 Ihre Bewerbungsunterlagen mit tabellarischem Lebenslauf, Zeugniskopien, Gehaltsvorstellung und Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins über das unten stehende Online Bewerbungsformular an die Personalabteilung.

Bewerbung





















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